Kategoria budżetu wywodzi się z czasów starożytnego Egiptu, Grecji i Rzymu. Jej powstanie należy wiązać z etapem rozwoju państwowości, w którym pojawiają się finanse publiczne. Podatki i inne dochody finansowe państwa były gromadzone i rozdzielane na określone cele według przyjętych zasad. O istnieniu tego rodzaju działalności świadczą zapisy różnych operacji finansowych z okresu starożytności, a także ogólny poziom rozwoju organizacji państwa. Najstarsze dowody stanowią spisy wpływów i majątku o charakterze ewidencyjno-kontrolnym.

Kategoria budżetu rozwijała się pod wpływem różnych teorii i doktryn ekonomicznych. Interwencjonalizm publiczny J. M. Keynesa, przeciwstawiając się wcześniejszym liberalnym teoriom, w celu nakręcenia koniunktury podważył zasadę równowagi budżetu. Odtąd staje się przedmiotem polityki- jako polityka budżetowa i jednocześnie obszarem walki partii politycznych.

Na Wschodzie i na Zachodzie pojawiła się potrzeba powiązania budżetu z wieloletnimi planami finansowania powojennej odbudowy. W ramach budżetu realizuje się różnorodne programy inwestycyjne, upowszechnia się stosowanie instytucji funduszów i przedsiębiorstw (zakładów) budżetowych. Rozwija się publiczny sektor gospodarki, przybierający różnorodne formy powiązań z budżetem państwa.

Pod wpływem wielu czynników obserwujemy zmianę treści pojęcia budżetu. Stopniowo następuje rozproszenie rachunków państwa. Budżet centralny staje się jednym z wielu instrumentów kształtowania dochodów i wydatków publicznych, podporządkowane rachunkom efektywności ekonomicznej w skali regionalnej. Wyłącza się z budżetu państwa samorządową i samodzielną, prawnie i finansowo, gospodarkę lokalną, która tworzy budżety autonomiczne. Proces decentralizacji uprawnień władzy państwowej w sprawach gospodarczych i administracyjnych na niższe szczeble podważa zasadę jedności budżetu opartego na automatyzacji parlamentu.

W drugiej połowie lat pięćdziesiątych w literaturze anglosaskiej pojawia się pojęcie budżetowania, podkreślające znaczenie stosowanych procedur i technik planistycznych w sporządzaniu bilansu. Chodzi tu o oddzielenie rozumienia budżetu w sensie funkcji i czynności od kategorii prawnopublicznej jako aktu normatywnego.

Pod wpływem szeregu czynników następuje oderwanie się budżetu od budżetowania. Z jednej strony zachodzi dalsza ewolucja instytucji budżetu jako kategorii makroekonomicznej, z drugiej zaś strony rozwija się metoda zarządzania oparta na właściwościach budżetu i należąca do dziedziny mikroekonomii.

Początek rozwoju budżetowania jako metody należy wiązać z finansowaniem funduszów i agencji rządowych oraz państwowego sektora gospodarki w Stanach Zjednoczonych w okresie II wojny światowej. Niezależnie od różnic, wymienione formy organizacji gospodarczych, związanych z budżetem państwa, stanowią pomost między budżetem i budżetowaniem. W ramach gospodarowania środkami budżetowymi łączy je szereg wspólnych cech, istotnych dla metody budżetowania, mianowicie:

Oprócz opisanej ewolucji budżetu, na rozwój budżetowania jako metody zarządzania miało wpływ wiele czynników ze sfery mikroekonomii. Początkowo na podstawie elementów metody budżetowania rozliczono w Stanach Zjednoczonych dostawców broni i żywności dla wojska oraz producentów samochodów i innego sprzętu na potrzeby wojenne. Między innymi w ten sposób środki finansowe ze źródeł budżetowych były kierowane do sektora prywatnego. Innym czynnikiem rozwoju budżetowania w krajach zachodnich było rozliczane się przedsiębiorstw z dotacji i subwencji państwa oraz zarządzanie inwestycjami, podporządkowanie kontroli państwowej i innych instytucji nadzorujących sposoby wykorzystania środków inwestycyjnych. Potrzeba wprowadzenia budżetowania wynikła także ze skali wielu projektów badawczych, rozwojowych i wdrożeniowych, realizowanych w okresach wieloletnich. Warto tu przypomnieć programy kosmiczne i obronne oraz skokowy rozwój w okresie powojennym takich dziedzin, jak lotnictwo, elektronika czy tradycyjne, niejednokrotnie ze znacznym udziałem środków budżetu nakłady inwestycyjne, niejednokrotnie ze znacznym udziałem środków budżetu państwa.

Prowadzenie inwestycji na podstawie obecnych środków finansowych powyżej poziomu akumulacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, przyczyniło się do rozwoju biznes planów, rachunku efektywności inwestycji i kontroli wydatków inwestora przez banki za pomocą metody budżetowania. Z rozwojem budżetowania jest ściśle związana analiza, miejsc powstania kosztów i zysku planowania i stopniowego rozszerzenia budżetowania na cała działalność przedsiębiorstwa. Metoda ta pozwala na operatywne zarządzanie środkami finansowymi, ogranicza obszary ryzyka i przynosi efekty optymalizacyjne.

W wielu dziedzinach gospodarki procesy koncentracji produkcji, segmentacji rynku i inwidualizacji produktu spowodowały osłabienie powiązań ekonomiki produkcji z mechanizmami rynkowymi. Oderwanie od rynku stwarza wiele zagrożeń prowadzących do spadku efektywności ekonomicznej i sprzyjających rozrostowi wewnętrznej biurokracji. Wynika stąd zapotrzebowanie przedsiębiorstw na nowe instrumenty planowania, zarządzania i kontroli. Wielkie korporacje operujące dużym kapitałem produkcyjnym i posiadające złożoną organizację wewnętrzną wymagały odpowiednich metod zarządzania w skali ponadnarodowej i globalnej. Poszukiwania sposobów dostosowujących produkcję do wymagań klienta, rynku i konkurencji przyniosły wiele ważnych rozwiązań w dziedzinie organizacji i zarządzania. Budżetowanie wynika z tej koncepcji i łączy realizacje strategicznych celów z optymalizacja wykorzystania posiadanych środków.

W latach osiemdziesiątych pojawiło się nowe zjawisko rozczłonkowania koncernów. Polegało ono na tym, że wiele dużych firm podzielono na szereg jednostek autonomicznych, samodzielnych pod względem ekonomicznym i prawnym. Przykładem decentralizacji tego typu mogą być koncerny FORD, PHILIPS, ABB,. Wyznacznikami podziału organizacyjnego korporacji stały się wyodrębnione fragmenty procesów technologicznych, zarządzanie poszczególnymi fabrykami, rynki regionalne lub wytwarzane produkty, którym podporządkowano strategię marketingu, sprzedaży i finansowania. Centralizacja obejmowała głównie decyzje alokacyjne i politykę kadrową. Ważną role w zarządzaniu nowymi strukturami odgrywa budżetowanie i controlling. Przedstawiony proces zmian strukturalnych w gospodarce stanowi wyraz poszukiwania najwłaściwszych proporcji miedzy skrajną koncentracją a decentralizacja kompetencji i odpowiedzialności, które odpowiadają określonym warunkom działania dużego przedsiębiorstwa i zapewniają najwyższą efektywność ekonomiczną całości.

Idea budżetowania wywodzi się z teorii budżetu i teorii inwestycji w kierunku zarządzania ryzykiem i płynnością finansową przedsiębiorstwa. Metoda ta łączy nowoczesny proces produkcji w sensie technologicznym z możliwościami informatyki, począwszy od etapu obsługi serwisowej klienta eksploatującego produkt. W rozwoju i dojrzewaniu koncepcji budżetowania należy podkreślić znaczenie praktyki gospodarczej. Szczegółowo klasyfikując zagadnienia budżetowania można dostrzec ich interdyscyplinarny charakter, typowy dla współczesnych stosunków ekonomicznych. Budżetowanie łączy dziedziny finansów, planowania, teorii organizacji i zarządzania, ekonomiki produkcji oraz socjologii pracy.

Obecnie metodologia budżetowania jest najbardziej rozwiniętą w takich krajach jak Stany Zjednoczone, Japonia i Niemcy, jako efekt wieloletnich doświadczeń i dorobek działalności licznych międzynarodowych korporacji. W krajach wysoko rozwiniętych gospodarczo metoda budżetowania upowszechniła się równolegle z komputeryzacja. Masowa komputeryzacja i informatyzacja rozszerza praktycznie możliwości stosowania budżetowania w przedsiębiorstwach i wspomaga rozwój nowoczesnych narzędzi zarządzania.

W potocznym rozumieniu budżetowanie wiąże się ze zjawiskami ekonomicznymi mającymi wyraz pieniężny. Oznacza to, że termin ten pojęciem z dziedziny finansów, a zatem należy do stosunków ekonomicznych związanych z gromadzeniem i wydatkowaniem środków pieniężnych.

W nowocześnie zarządzanych przedsiębiorstwach stosujących różnorodne techniki marketingowe często używa się szeroko rozumianego pojęcia „budżet”. Mówi się tam o budżecie reklamy, sprzedaży lub innego rodzaju działalności oraz o budżetach komórek organizacyjnych i poszczególnych stanowisk.

Zatem „budżet” to termin o wielorakim znaczeniu „ Po pierwsze, budżetem nazywa się instytucję finansowo-prawną, służącą do organizacji planowania zasobów pieniężnych podmiotu publicznoprawnego. Budżet ujmujący jego dochody i wydatki podmiotu gospodarczego, przeznaczonych na finansowanie określonych zadań produkcyjnych.

Termin „budżetowanie” podkreśla aspekt czynnościowy, obejmujący stosowanie rożnych metod i technik związanych z przygotowaniem, realizacją i kontrolą budżetu. Okazuje się bowiem, że budżetowanie rozumiane nie jako decyzja, lecz jako proces obejmujący całokształt działań zarządczych ze sporządzeniem i realizacją budżetu, może mieć istotny wpływ na uzyskane wyniki ekonomiczne.

Przez budżetowanie w sensie czynnościowo-prawnym rozumiemy sposób gospodarowania dochodami i wydatkami w ramach budżetu. Jest to ukierunkowany na uzyskanie zamierzonych efektów ekonomicznych w przedsiębiorstwie. Zatem gospodarka budżetowa obejmuje ogół czynności związanych z gromadzeniem i wydatkowaniem środków finansowych w związku z realizacja zadań budżetowych.

Całokształt norm, regulacji i instytucji finansowo-prawnych, określających gospodarkę budżetową i charakter stosunków finansowych przedsiębiorstwa z otoczeniem, składa się na system budżetowania. W skład systemu budżetowania wchodzą między innymi:

sposoby gromadzenia zasobów finansowych,

sposoby wydatkowania środków finansowych,

metody ewidencji i kalkulacji,

mechanizm podejmowania decyzji.

Metoda budżetowania pozwala na całościowe ogarnięcie przychodów i wydatków w spójny system planów finansowych. Na ich podstawie ustanawia się w przedsiębiorstwie mechanizm operatywnego zarządzania działalnością gospodarczą. Mechanizm ten polega na sterowaniu trzema zmiennymi opisującymi działalność gospodarczą. Za pomocą zmiennej określającej nakłady, zmiennej poniesionych kosztów oraz zmiennej czasu pracy można planować, manipulować i kontrolować zachodzący proces gospodarczy.

Budżetowanie jest to metoda bieżącego zarządzania przedsiębiorstwem, określająca zasady planowania i wykorzystania środków finansowych w celu efektywnego wykonania zadań produkcyjnych. Budżet jest ze swej natury planem finansowym. Odnosi się do działań w przyszłości i ma wyznaczony horyzont czasowy. Obejmuje on rozkład zadań rzeczowych w przedziale czasowym oraz wpływów i wydatków na ich finansowanie.

Budżetowanie odnosi się do określonego podmiotu stosującego tę metodę oraz posiada przedmiot budżetowania. Jeżeli jest to podmiot publiczny, wówczas stosunki finansowe w zakresie budżetowania mają charakter publiczny. W pozostałych przypadkach budżetowanie ma charakter prywatnych stosunków finansowych.

W przedsiębiorstwie podmiotem budżetowania są stanowiska kierownicze wyższego i średniego szczebla zarządzania odpowiedzialne za terminową i oszczędną realizacje zadań produkcyjnych. Przedmiotem budżetowania jest finansowanie określonego podmiotu. W przedsiębiorstwie przedmiotem budżetowania są całkowicie koszty własne realizowanego zadania produkcyjnego (inwestycji), ponoszone od momentu zawarcia kontraktu do momentu odbioru zadania.

Budżetowanie jest procesem, który można podzielić na określone fazy wdrażania i rozwoju. Stosując różne klasyfikacje dostrzegamy dwa wyraźne etapy budżetowania:

etap tworzenia budżetu,

etap realizacji budżetu.

Budżet określonego zadania produkcyjnego lub przedsiębiorstwa stanowi dwustronne zestawienie środków pieniężnych. Po stronie dochodów znajdują się kwoty środków pieniężnych, stanowiących przychody z tytułu sprzedaży określonych produktów. Po stronie wydatków występują kwoty pieniężne odpowiadające przewidywanym kosztom wykonania zadań. Kwoty te wyznaczają górną granicę wydatków na zawarte w planie budżetowym zadania cząstkowe i rodzaje kosztów. Budżetowanie stanowi podzbiór zbioru metod i narzędzi zarządzania. Narzędzie to ma charakter procedury, a więc pewnej obowiązującej w przedsiębiorstwie, sformalizowanej organizacji pracy.

Obok wymienionych, można spotkać w literaturze ekonomicznej również inne zasady. Na przykład, obowiązywanie budżetu względem czasu realizują zasady uprzedniości i czasowości. Zasada uprzedniości polega na sporządzeniu budżetu przed okresem jego realizacji, a nie w trakcie. Zasada czasowości natomiast oznacza, ż procedura i wszystkie regulacje z nią związane obowiązują w całym cyklu budżetowania.

Motywem rozwoju budżetowania w przedsiębiorstwie są podstawowe czynniki strukturotwórcze w działalności gospodarczej. Jednym z nich jest wolna konkurencja, drugim zaś doskonalenie organizacji pracy. Oba czynniki nasilają potrzebę poszukiwania nowych rozwiązań i ciągłej racjonalizacji działań ludzkich.

Przedsiębiorczość jest tu rozumiana jako samorzutna inicjatywa kadry kierowniczej i załogi. Jest ona ukierunkowana na doskonalenie procesu zarządzania, poszukiwanie lepszych metod gospodarowania i unowocześnienia technologii i organizacji. Działalność racjonalizacyjna w zakresie budżetowania na etapie preparacji oraz na ulepszaniu działań wykonawczych na etapie realizacji.

Budżetowanie rozwija się w przedsiębiorstwach pod wpływem różnych czynników, wśród których można wyróżnić dwie główne grupy przyczyn:

dążenie do poprawy ekonomicznych efektów procesu produkcji, w tym do wzrostu efektywności kapitału, oszczędności i produktywności oraz uzyskania ekonomicznych efektów o węższym zakresie, jak oszczędność pracochłonności, materiałów, skrócenie czasu pracy, utrzymanie terminów itp.

ujawnienie się niedomogów organizacyjnych, składających się na barierę rozwoju firmy. Występują one w rozmaitych formach tzw. luzów. Ich przejawem jest brak powiązania etapów produkcji, marnotrawstwo i ubytki materiałów, nierównomierna rotacja, niskie wskaźniki intensywności itp.

Budżetowanie jako kategoria indyscyplinarna korzysta między innymi z teorii i praktyki zarządzania oraz z dorobku nauki finansów. Jest ono szczególnie bliskie dziedzinie planowania finansowego. Pod pojęciem zarządzania rozumie się też „ wiedzę i sztukę sterowania w celu zespolenia strategii i działań dla osiągnięcia wysokiej sprawności organizacyjnej firmy i jej harmonijnego rozwoju w ścisłym powiązaniu z aktualnym i przyszłym otoczeniem w celu zmniejszenia niepewności. Zarządzanie jako proces składa się z dwóch współzależnych etapów, tj. formułowania oraz wdrożenia i realizacji strategii”. Pojecie zarządzania stosuje się w szerokim zakresie, jako kierowanie całościami organizacyjnymi lub problemami dla osiągnięcia zamierzonych celów w sposób najbardziej efektywny. Odbywa się to poprzez funkcje zarządzania, do których zaliczamy planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolę. W procesie zarządzania łączy się dwa elementy, prace do wykonania, stosowny kapitał i ludzi, którzy współdziałają w jej wykonaniu.

Stosowanie budżetowania jest procesem złożonym i opiera się, między innymi, na doborze i wykorzystaniu różnorodnych środków i narzędzi. Złożoność budżetowania skłania do kwalifikacji tego pojęcia raczej jako metody zarządzania niż narzędzia zarządzania, będącego pojęciem węższym i podporządkowanym metodzie.

Potrzeby w zakresie doboru metod, środków i narzędzi zarządzania powstają na tle stosunków ekonomicznych firmy z otoczeniem. Potrzeby przedsiębiorstwa wyznaczają także kierunki dalszych poszukiwań metodologicznych. Zdarza się, że efekty tych poszukiwana przekraczają oczekiwania i przynoszą rozwiązania wychodzące poza tradycyjne pojmowaną metodologię. W ten sposób, drogą stopniowej ewolucji narzędzi zarządzania i rozwoju teorii, powstają nowe metody i koncepcje.

Budżetowanie jest jedną z metod obejmujących jednocześnie wszystkie funkcje zarządzania: planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolę. Dlatego też, stosując tę metodę możemy sprawnie i skutecznie zarządzać wykonywaniem wyznaczonego zadania. Poprzez objecie budżetowaniem całości działalności gospodarczej firmy systematyzujemy działalność zarządczą, to zaś może dawać pożądane wyniki ekonomiczne. W ten sposób powstaje nowa organizacja stanowiąca obszar budżetowanej działalności i obejmująca część lub całe przedsiębiorstwo. W jej ramach rozwija się nowa treść funkcji kierowniczych.